Di tutte le migrazioni, quella della posta è la più temuta, e a ragione: un sito rifatto male si rifà, un archivio di dieci anni perso non torna. Ma è anche l'operazione con la procedura più consolidata, purché si accetti una premessa: le caselle non si spostano, si copiano.
Il principio: copiare, non trasferire
Non esiste un'operazione che "sposta" una casella da un provider all'altro. Quello che si fa è collegarsi a entrambi contemporaneamente e copiare messaggio per messaggio, con la struttura delle cartelle, gli allegati e gli stati di lettura.
Ne discendono due conseguenze utili.
Non c'è un momento di rischio. Finché la copia è in corso, l'originale è intatto. Se qualcosa va storto si ricomincia, e non si è perso niente.
La copia può avvenire mentre tutto funziona. Non serve fermare la posta per copiarla. Si copia con le caselle vive, e questo è ciò che rende possibile una migrazione senza disservizio.
Il protocollo che lo permette è IMAP, che tiene i messaggi sul server invece che sul computer, ed è il motivo per cui questa procedura funziona fra provider diversi senza che si conoscano fra loro.
Il problema della finestra
C'è però una complicazione, ed è tutta lì.
Mentre copi, la casella continua a ricevere. La copia parte lunedì e finisce martedì; nel frattempo sono arrivati messaggi nuovi, che nella copia non ci sono. Se a quel punto cambi i record MX e spegni il vecchio server, quei messaggi restano di là.
Da qui la procedura in due passate, che è la parte che distingue una migrazione fatta bene:
- Prima sincronizzazione completa, con tutto ancora in funzione sul vecchio provider. Può durare ore o giorni, secondo il volume, e non disturba nessuno.
- Cambio dei record MX, così che la posta nuova cominci ad arrivare sul nuovo server.
- Seconda sincronizzazione, subito dopo, che copia solo ciò che è arrivato nel frattempo. È veloce, perché il grosso è già passato.
- Vecchio server acceso ancora qualche giorno, perché non tutto il mondo aggiorna il DNS nello stesso istante: alcuni mittenti continueranno a consegnare al vecchio indirizzo finché il loro TTL non scade.
- Terza passata finale, prima di spegnere, per raccogliere quel residuo.
Chi salta il punto 3 perde esattamente la posta della giornata del passaggio — cioè quella che le persone ricordano, perché è recente.
Cosa si porta dietro e cosa no
Vale la pena essere chiari, perché le aspettative sbagliate qui fanno più danni degli errori tecnici.
Si copia: i messaggi con i loro allegati, la struttura delle cartelle, gli stati letto e non letto, le date originali, i messaggi contrassegnati.
Non si copia da solo: le regole e i filtri, che vivono nella configurazione del provider e vanno rifatti a mano; le firme; i contatti e i calendari, che usano protocolli diversi e si migrano separatamente; gli alias e le liste di distribuzione, che sono configurazione del dominio, non contenuto delle caselle.
L'elenco sopra è la parte che sfugge nei preventivi. Una migrazione che copia i messaggi e lascia l'azienda senza le proprie regole di smistamento è tecnicamente riuscita e praticamente fastidiosa per settimane.
I dettagli che fanno fallire una migrazione
Le password. Servono le credenziali di ogni casella, e in azienda spesso non le ha nessuno. Si risolve con un accesso amministrativo del provider, quando esiste, o resettando le password prima di iniziare — meglio saperlo prima che a metà.
I limiti del provider. Alcuni limitano il numero di connessioni simultanee o la banda: una copia troppo aggressiva viene rallentata o bloccata. Si scopre alla prima prova, che è il motivo per cui una prova si fa sempre su una casella sola.
Le caselle enormi. Un archivio da decine di gigabyte richiede tempo e a volte va spezzato per cartelle. Il tempo va stimato prima, non scoperto la sera del cambio.
I nomi delle cartelle. Provider diversi trattano diversamente le cartelle di sistema — Posta inviata, Cestino, Archivio — e i caratteri accentati. Senza una mappatura corretta ci si ritrova con cartelle doppie e messaggi nel posto sbagliato.
Le caselle dimenticate. info@, amministrazione@, l'indirizzo del dipendente che non c'è più ma su cui arrivano ancora ordini. L'inventario delle caselle va fatto guardando il pannello, non chiedendo alle persone.
Come si verifica che sia andata bene
Non "sembra a posto": si controlla, e sono tre cose.
Il conteggio dei messaggi, cartella per cartella, prima e dopo. Un numero diverso ha sempre una spiegazione, e va cercata prima di spegnere qualcosa.
Un campione reale. Si apre un messaggio vecchio con allegato e si verifica che l'allegato ci sia e si apra.
Il giro completo. Si manda un'email all'azienda dall'esterno e una dall'azienda verso l'esterno, e si guardano gli header per essere sicuri che stia passando dal server nuovo e non ancora dal vecchio.
Solo dopo questi tre controlli, e dopo qualche giorno di traffico normale, si spegne il vecchio ambiente. Spegnerlo è l'ultima operazione della migrazione, mai la prima — vale per la posta come per il resto del trasloco.